راهنمایی ۸ مرحله‌ای برای ایجاد یک پروژۀ کیفیت زمانبندی
پروژه‌های موفق با یک برنامۀ خوب و با کیفیت شروع می‌شوند، ایجاد یک برنامه زمانبندی از اولین وظایف است. زمانی که یک پروژه برای مدیریت به شما داده می‌شود، لازم است ابتدا یک برنامه زمانبندی برای آن طراحی و تدوین کنید. به این ترتیب شما دیگر نگران این نخواهید بود که برنامه بعدی شما چیست؟ اگر شما پروژه را بدون برنامه رها کنید، دیگر نخواهید فهمید که پروژه‌تان به موقع تمام خواهد شد یا خیر.
در این مقاله یک رویکرد ساده و عملی برای ایجاد برنامه زمانبندی پروژه در ۸ مرحله ارائه شده است.
با تیم برنامه‌ریزی کنید
در برنامه‌ریزی تیمی به نکات زیر توجه کنید:
- برنامه‌ریزی تیمی موثرتر از برنامه‌ریزی برای خودتان است. این امر تضمین می‌کند که همه در آن برنامه سهم دارند.
- در تمام مراحل به اعضای تیم یادآوری کنید که در نتایج سهم دارند و نیاز است نقاط عطف و وظایف خود را مد نظر قرار دهند. به این ترتیب آنها خواهند دانست که همه مالک نتیجه پروژه هستند.
- فراموش نکنید که نتیجه‌گیری موفق از جلسات تیمی ،بهتر از آن است که به نتیجه‌گیری اشتباه برسید، بنابراین به تمامی اعضای تیم اجازۀ اظهار نظر و گفتگو بدهید تا ایده‌ها و راهکارهای خود را بدون دغدغه مطرح کنند.
دامنه را در نظر بگیرید
دامنۀ پروژه را مشخص کنید تا مطمئن شوید همه انتظارات مشتری را پوشش داده‌اید. کارهایی که برای انجام پروژه نیاز دارید را فهرست و سپس آنها را اولویت‌بندی کنید. فراموش نکنید که شما نمی توانید یک خانه بسازید بدون اینکه پایه آن را ساخته باشید، بنابراین پیش نیازها را مشخص کنید. کارهایی را که می توان موازی انجام داد را مشخص کنید. وابستگی‌های بین کارها را مشخص کنید. به این ترتیب شما مطمئن خواهید شد که تمامی کارهای لازم را در نظر گرفته‌اید.
کارها را به فازهای مختلف گروه‌بندی کنید
پروژه‌ها معمولا از یک ایده شروع می‌شوند و سپس توسعه پیدا می‌کنند. بنابراین برای کنترل بزرگ شدن ایده، نیاز هست تا کارها را فازبندی کنید. فازهایی که می‌توانیم برای یک پروژۀ نرم‌افزاری مثال بزنیم به شرح زیر است:
- ایده‌ها (اولین مفهوم، ایجاد تیم و همه چیزهای مورد نیاز برای شروع پروژه)
- امکان‌سنجی و تحلیل (توسعه یک نمونه اولیه، مدل یا اثبات مفهوم)
- طراحی و ساخت (انجام کار برای ایجاد محصول یا سرویس)
- پیاده‌سازی اولیه (آماده شدن برای زندگی با محصول یا سرویس- اجرای پروژه به صورت پایلوت )
- پیاده‌سازی (تحویل محصول و یا سرویس به مخاطبان به صورت کامل)
- اختتامیه (مستندسازی، شرح ماوقع ، دستورالعمل‌های مورد نیاز)
مراحل نهایی (Milestone) را ایجاد کنید
اضافه کردن نقاط عطف به برنامه، به تیم پروژه کمک می‌کند تا به صورت متمرکز و با انگیزه کارهای خود را انجام دهند تا به Milestone برسند.
Mileston نقاطی هستند که قسمتی از کارها یا تمامی یک کار در آنها تکمیل می‌گردد و می‌توان خروجی ملموسی را به صاحب پروژه تحویل داد. با استفاده از این نقاط عطف، می‌توان دید که پروژه چگونه پیشرفت می‌کند و اعضای تیم نتیجه و اثر فعالیت‌های خود را در آن می‌بینند.
زمان را برای زمان آماده کنید
زمانی که علاوه بر کارها و وظایف زمان را به برنامۀ پروژه اضافه می‌کنید، نیاز است از تجریه افراد استفاده کنید. به این ترتیب به تیم خود این فرصت را می‌دهید تا تجربیات خود در انجام کار را به اشتراک بگذارند و از طرفی مهارت‌های خود را برای اتمام کارها در زمان مقرر به چالش بکشند. فقط فراموش نکنید که تمامی اعضای تیم با زمانبندی انجام شده موافق باشند.
برای افراد خود برنامه‌ریزی کنید
حالا که برنامه خود را دارید، زمان آن رسیده که افراد خود را به اعضای تیم اضافه کنید. سعی کنید با شما هماهنگ شوند. برای این منظور لازم است مهارت و تجربیات افراد در انجام کارهای مشابه و اینکه در کدام جنبه پروژه می‌توانند موفق عمل کنند و آیا به آن علاقه دارند ،را در نظر بگیرید.
یک اشتباه رایج در هنگام برنامه‌ریزی پروژه جدید، استفاده از افراد به صورت ۱۰۰ درصد زمان آنها است. بهتر است فرض کنیم که افراد تنها می توانند۸۰ درصد زمان خود را برای پروژه در نظر بگیرند و۲۰ درصد زمان خود را برای کارهای نامربوط با پروژه خواهند گذاشت.
پس از تخصیص کارها به نفرات، بررسی کنید که آیا تعارضی بین کارها و بین افراد وجود دارد یا خیر؟
آیا کارهایی وجود دارد که دو نفر همزمان بر روی آن فعالیت می‌کنند؟
آیا نفرات تدر نظر گرفته شده می‌توانند زمان مشخص شده را به پروژه اختصاص دهند یا خیر؟ مراقب باشید بیش از حد به افراد کار تخصیص نداده باشید.
همچنین فراموش نکنید که افراد کلیدی پروژه را تعیین کنید.
بررسی اشتبا‌هات
برنامۀ خود را به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ خطایی وجود ندارد. معمولا چند مشکل رایج در برنامه وجود دار
- تعطیلات عمومی
- تعطیلات اعضای تیم
- از دست دادن پیوندهای موجود در وابستگی‌های موجود
- ایجاد یک بلوک پیوسته کار بدون خروجی یا Milestone در طول مسیر
- استفاده از تخمین‌های کار ضعیف و یا حدس زدن به جای تجربه افراد
- تخصیص بیش از حد کار به نفرات
- تقسیم کار بین بیش از یک نفر (کارهای موازی)
به روزرسانی منظم
به یاد داشته باشید که برنامه را با تیم خود به روزرسانی کنید تا پیشرفت را بررسی کرده و در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید.
جلسه‌های روزانه ۱۵ دقیقه‌ای «اسکرام» یا تماس تلفنی می‌تواند مفید باشد، حتی اعضای تیم می‌توانند به صورت انفرادی بگویند چه کارهایی انجام داده‌اند.
مسئولیت شما به عنوان مدیر پروژه، کمک به حذف موانع و تسهیل مسیر پیشرفت پروژه است.
