هدف، فرآیند و اشتباهات ساختار شکست کار ( WBS )

در این مقاله می‌خواهیم نگاهی به چند پروژه بیندازیم تا بداینم که مدیران پروژه یا حرفه‌ای‌های مدیریت پروژه بر روی چه اصولی از مدیریت پروژه تاکید دارند. نخستین ابزار مورد استفاده مدیران پروژه ساختار شکست کار(WBS) است. تعریف ساختار شکست کار که توسط PMBoK تعریف می شود به شرح زیر است:

“ساختار خروجی محور که فعالیت‌های پروژه را بین اعضای تیم پروژه به گونه‌ای تقسیم می‌کند که قابل اجرا و تحویل باشند.”

تهیه ساختار شکست کار (WBS) به شما دیدی از زمان، منابع و هزینه‌های مورد نیاز را ارائه می‌کند.

هدف

چرا به ساختار شکست کار(WBS) برای پروژه نیاز داریم؟ این کار چه سودی دارد؟ چرا لازم است زمانی را برای نوشتن  ساختار شکست کار(WBS) و کشیدن چارت برای شروع کار تیم پروژه، صرف کنیم؟

دلایل استفاده از ساختار شکست کار (WBS)

سه دلیل اصلی برای ایجاد ساختار شکست کار(WBS) به شرح زیر وجود دارد.

• می‌توانیم دقیق‌تر پروژه را ساختاردهی کنیم. معمولا با استفاده از ساختار درختی به فعالیت‌های پروژه نظم می‌دهیم. هر سطح از سطوح درخت، خود به زیرپروژه یا فعالیت‌هایی تقسیم می‌شوند که مشخص و قابل اندازه‌گیری هستند.
• می‌توانیم مدیریت منابع را دقیق‌تر انجام دهیم. با استفاده از ساختار شکست کار (WBS) افراد، ابزارها و زمان تخصیص داده شده به هر فعالیت را مشخص می‌کنیم. بنابراین هزینه زمانی و مالی هر خروجی به سادگی قابل محاسبه خواهد بود. همچنین ریسک‌های هر فعالیت و متناسب با آن خروجی‌های مرتبط قابل پیش‌بینی خواهند بود.
• می‌توانیم خروجی‌های پروژه را با ذی‌نفعان بررسی و بازنگری کنیم و از صحت آن‌ها مطمئن شویم. به این ترتیب پیش از شروع پروژه می‌دانیم که نیازهای ذی‌نفعان پروژه چیست و چه اقداماتی برای تامین ‌آن‌ها در نظر گرفته‌ایم. همچنین مطمئن خواهیم بود که نیازی مفقود نمانده است.

روش ایجاد ساختار شکست کار(WBS)

اول از همه ببینیم به چه چیزهایی نیاز داریم تا پروژه را شروع کنیم. این نیازمندی ها به شرح زیر هستند:

• دامنه کار پروژه (Scope)
• طرح مدیریت پروژه
• دارایی‌های فرآیندی سازمان
• مدیریت تغییر (راهنمای PMBOK )

با استفاده از این نیازمندی‌ها و ابزارهایی که راهنمای PMBOK در اختیار می‌گذارد مانند تجزیه و تحلیل می‌توانید موارد زیر را تهیه نمایید:

• ساختار شکست کار(WBS)
• واژه‌نامه ساختار شکست کار(WBS)
• ساختار دامنه
• دامنه کار پروژه (Scope) ( به روز رسانی)
• برنامه مدیریت پروژه ( به روز رسانی )
• تغییرات درخواست‌شده – ( راهنمای PMBOK )

اولین قدم برای تهیه ساختار شکست کار(WBS) این است که با همراهی اعضای تیم پروژه و ذی‌نفعان کلیدی دامنه کار و برنامه مدیریت پروژه را تدوین نمایید. گرچه تیم پروژه به عنوان ورودی و یا ابزار در بخش‌های بالا ذکر نشده است، اما آن‌ها مهم‌ترین دارایی پروژه در این فرآیند هستند. تیم پروژه دارای تمام تخصص، تجربه و تفکر خلاقانه مورد نیاز پروژه است که برای رسیدن به اهداف پروژه مورد نیاز خواهند بود.

تجزیه و تحلیل یکی از فعالیت‌های اصلی PMBOK است که در آن کار‌های منجر به خروجی قابل مدیریت توسط مدیر پروژه و اعضای تیم، تعیین می‌گردند. به این سطح از ساختار شکست کار(WBS) گروه کار‌ها گفته می‌شود.گروه کار‌ها، پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار(WBS) هستند که به یک فرد یا یک تیم تخصیص می‌یابند. همچنین سطحی از پروژه هستند که برای مدیر پروژه قابل مانیتور کردن می‌باشند. اما چگونه گروه کارها را تعیرف می‌کنیم؟ با استفاده از قانون ۸ از ۸۰ می‌توانیم یک گروه کاری را تعریف کنیم. این قانون می‌گوید که مدت هر کاری نباید بیشتر از ۸۰ ساعت و کمتر از ۸ ساعت باشد. در واقع نمی‌خواهیم یک کار آنقدر بزرگ باشد که برای انجام دادن آن یک ماه زمان بگذاریم و حتی نمی‌خواهیم آنقدر کم زمان بگذاریم که کیفیت کار کاهش یابد. همچنین این نکته را در نظر داشته باشید که اگر کاری بیشتر از ۸۰ ساعت طول بکشد پیگیری آن نیز دشوار خواهد بود.

حالا شما آماده تحلیل هستید و البته فراموش نکنید که نمی‌خواهیم چرخ را از ابتدا اختراع کنیم. معمولا تصور می‌کنیم این پروژه برای اولین بار است که می‌خواهد اجرا شود اما مطمئن باشید قبلا نیز مشابه آن انجام شده است و می‌توانید از الگوهای پیشین استفاده کنید. بنابراین می‌توانید از قالب‌های آماده ساختار شکست کار(WBS) و دامنه کار(Scope) موجود در پروژه‌های دیگر استفاده کنید.

همچنین می‌توانید از تکنیک Post-It استفاده کنید. در این تکنیک هر خروجی را بر روی یک استیکر یادداشت کرده و بر روی دیوار قرار می‌دهید. سپس با همراهی تیم پروژه، فعالیت‌های مورد نیاز هر خروجی را تحلیل کرده و گروه کار‌ها را استخراج می‌کنید. به این ترتیب می‌توانید ساختار درختی مرتبط با هر خروجی را ترسیم کنید و در نهایت ساختار شکست کار(WBS) پروژه را تهیه نماید.

همچنین پیشنهاد می‌کنیم به منظور ایجاد یکپارچگی در درک ساختار شکست کار (WBS) در بین اعضای تیم پروژه و ذی‌نفعان یک واژه نامه برای ساختار شکست کار (WBS) تهیه کنید.

در پایان…

پنج مشکل رایج برای تهیه ساختار شکست کار(WBS) به شرح زیر است که لازم است آن‌ها را در نظر داشته باشید:

1. عمق گروه‌کارها

در هنگام تهیه گروه کارها مراقب باشید که بیش از حد دقیق نشوید. این موضوع به مدیر پروژه کمک می‌کند تا بتواند کارهای کلان پروژه را اولویت بندی نماید. اگر مدیر پروژه بیش از حد دقیق شود ممکن است کنترل پیشرفت پروژه کند بشود.

2. خروجی‌ها تعیین شود، نه فعالیت‌ها یا وظایف

ساختار شکست کار(WBS) لازم است شامل لیست خروجی‌ها باشد. به عبارت دیگر آن چه که مشتریان/ذی‌نفعان بر اساس آن می‌توانند متوجه شوند که کار انجام شده است. این لیست شامل فعالیت‌ها و وظایفی نیست که منجر به خروجی می‌شوند. اینکه کار چطور کامل می‌شود می تواند خیلی گسترده باشد و درخواست‌های پروژه را تغییر دهد اما اگر شما بر اساس خروجی‌ها کار را پیش ببرید امکان نخواهد داشت که درخواست‌ها تغییر کنند.

3. ساختار شکست کار(WBS) برنامه یا طرح نیست

ساختار شکست کار(WBS) نمی‌تواند به عنوان جایگزینی برای برنامه یا طرح پروژه استفاده شود. برای ایجاد یک ساختار شکست کار(WBS) لازم نیست که ترتیبی متوالی از گروه کارها ایجاد شود، تنها کافی است ساختار شکست بصری از نتایج ایجاد گردد.

4. ساختار شکست کار(WBS) بر اساس مدیریت تغییرات به روز می شود

ساختار شکست کار (WBS) یک سند رسمی پروژه است و در صورت نیاز به تغییر در آن لازم است از روند مدیریت تغییر استفاده شود. جهت استفاده از روند مدیریت تغییر می‌توانید به استانداردهای موجود در خصوص مدیریت تغییر (Change Management) مراجعه کنید. این نکته از خزش پروژه جلوگیری می‌کند.

5. ساختار شکست کار(WBS) یک ساختار سلسله مراتبی سازمانی نیست

ساختار شکست کار(WBS) و چارت سازمانی هرگز مشابه نیستند. چارت سازمانی سلسله مراتبی از ساختار سازمان و افراد درگیر در یک زنجیره فرماندهی در یک سازمان هستند. اما ساختار شکست کار محدود به یک پروژه بوده و تنها نتایج مربوط به پروژه را نشان می‌دهد.