۸ مرحله‌ برای ایجاد یک پروژه زمان‌بندی

برنامه

راهنمایی ۸ مرحله‌ای برای ایجاد یک پروژه کیفیت زمان‌بندی

پروژه‌های موفق با یک برنامه خوب و با کیفیت شروع می‌شوند، ایجاد یک برنامه زمانبندی یکی از اولین وظایف است .زمانی که یک پروژه برای مدیریت پروژه به شما داده می‌شود لازم است ابتدا یک برنامه زمانبندی برای آن طراحی و تدوین کنید. به این ترتیب شما دیگر نگران این نخواهید بود که برنامه بعدی شما چیست؟ اگر شما پروژه را بدون برنامه رها کنید، دیگر نخواهید فهمید که پروژه تان به موقعه تمام خواهد شد یا خیر.

در این مقاله یک رویکرد ساده و عملی برای ایجاد برنامه زمانبندی پروژه در ۸ مرحله ارائه شده است.

۱. با تیم برنامه‌ریزی کنید

در برنامه ریزی تیمی به نکات زیر توجه کنید:
۱. برنامه‌ریزی تیمی موثرتر از برنامه‌ریزی برای خودتان است. این امر تضمین می‌کند که همه در برنامه سهام دارند
۲. در تمام مراحل به اعضای تیم یادآوری کنید که در همه در نتیجه سهم دارند و نیاز است نقاط عطف و وظایف را مد نظر قرار دهند. به این ترتیب آن ها خواهند دانست که همه مالک نتیجه پروژه هستند.
۳. فراموش نکنید که نتیجه گیری موفق از جلسات تیمی بهتر از آن است که به نتیجه گیری اشتباه برسید، بنابراین به تمامی اعضای تیم اجازه اظهار نظر و گفتگو بدهید تا ایده ها و راهکارهای خود را بدون دغدغه مطرح کنند.

۲. دامنه را در نظر بگیرید

دامنه پروژه را مشخص کنید تا مطمئن شوید همه انتظارات مشتری را پوشش داده اید. کارهایی که برای انجام پروژه نیاز دارید را لیست و سپس آن ها را اولویت بندی کنید. فراموش نکنید که شما نمی توانید یک خانه بسازید بدون اینکه پایه آن را ساخته باشد بنابراین پیش نیازها را مشخص کنید. کارهایی را که می توان موازی انجام داد را مشخص کنید. وابستگی های بین کارها را مشخص کنید. به این ترتیب شما مطمئن خواهید شد که تمامی کارهای لازم را در نظر گرفته اید.

۳. کارها را به فازهای مختلف گروه‌بندی کنید.

پروژه‌ها معمولا از یک ایده شروع می‌شوند و سپس توسعه پیدا می کنند. بنابراین نیاز است برای کنترل بزرگی شدن ایده، کارها را فاز بندی کنید. فازهایی که می توانیم برای یک پروژه نرم افزاری مثال بزنیم به شرح زیر است:
۱. ایده‌ها (اولین مفهوم، ایجاد تیم و همه چیزهای مورد نیاز برای شروع پروژه)
۲. امکان‌سنجی و تحلیل (توسعه یک نمونه اولیه، مدل یا اثبات مفهوم)
۳طراحی و ساخت (انجام کار برای ایجاد محصول یا سرویس)
۴. پیاده سازی اولیه (آماده شدن برای زندگی با محصول یا سرویس – اجرای پروژه به صورت پایلوت،)
۵. پیاده سازی (تحویل محصول و یا سرویس به مخاطبان به صورت کامل)
۶. اختتامیه (مستندسازی شرح ماوقع ، دستورالعمل های مورد نیاز )

۴. مراحل نهایی (Milestone) را ایجاد کنید

اضافه کردن نقاط عطف به برنامه به تیم پروژه کمک می‌کند تا به صورت متمرکز و با انگیزه کارهای خود را انجام دهند تا به Milestone برسند. Milestone نقاطی هستند که قسمتی از کارها یا تمامی یک کار تکمیل می گردد و می توان خروجی ملموسی را به صاحب پروژه تحویل داد. با استفاده از این نقاط عطف می توان دید که پروژه چگونه پیشرفت می کند و اعضای تیم نتیجه و اثر فعالیت های خود را در آن می بینند.

۵. زمان را برای زمان آماده کنید

زمانی که علاوه بر کارها و وظایف زمان هم به برنامه پروژه اضافه می کنید، نیاز است از تجریه افراد استفاده کنید. به این ترتیب به تیم خود این فرصت را می دهید تا تجربیات خود در انجام کار را به اشتراک بگذارند و از طرفی مهارت های خود برای اتمام کارها در زمان مقرر را به چالش بکشند. فقط فراموش نکنید که تمامی اعضای تیم با زمانبندی انجام شده موافق باشند.

۶. برای افراد خود برنامه‌ریزی کنید

حالا که برنامه خود را دارید، زمان آن رسیده که افراد خود را به اعضای تیم اضافه کنید. سعی کنید با شما هماهنگ شوند. برای این منظور لازم است مهارت و تجربیات افراد در انجام کارهای مشابه و اینکه در کدام جنبه پروژه می توانند موفق عمل کنند و آیا به آن علاقه دارند را در نظر بگیرید.
یک اشتباه رایج در هنگام برنامه‌ریزی پروژه جدید استفاده از افراد به صورت ۱۰۰ درصد زمان آن ها است. . بهتر است فرض کنیم که افراد تنها می توانند ۸۰ درصد زمان خود را برای پروژه در نظر بگیرند و ۲۰ درصد زمان خود را برای کارهای نامربوط با پروژه خواهند گذاشت.
پس از تخصیص کارها به نفرات، بررسی کنید که آیا تعارضی بین کارها و بین افراد وجود دارد یا خیر. آیا کارهایی وجود دارد که دو نفر همزمان بر روی آن فعالیت می کنند؟ آیا نفرات تخصیص داده شده می توانند زمان در نظر گرفته شده را به پروزه تخصیص دهند یا خیر؟ مراقب باشید بیش از حد به افراد کار تخصیص نداده باشید.
همچنین فراموش نکنید که افراد کلیدی پروژه را تعیین کنید.

۷. بررسی اشتباه‌هات

برنامه خود را به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ خطایی وجود ندارد. در اینجا چند مشکل رایج در برنامه وجود دارد:
• تعطیلات عمومی
• تعطیلات اعضای تیم
• از دست دادن پیوندهای موجود در وابستگی‌های موجود
• ایجاد یک بلوک پیوسته کار بدون خروجی یا Milestone در طول مسیر
• استفاده از تخمین‌های کار ضعیف و یا حدس زدن به جای تجربه افراد
• تخصیص بیش از حد کار به نفرات
• تقسیم کار بین بیش از یک نفر (کارهای موازی)

۸. به روز رسانی منظم

به یاد داشته باشید که برنامه را با تیم خود به روز رسانی کنید تا پیشرفت را بررسی کرده و در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید.
جلسه های روزانه ۱۵ دقیقه‌ای “اسکرام” یا تماس تلفنی می تواند مفید باشد، حتی اعضای تیم می توانند به صورت انفرادی بگویند چه کارهایی انجام داده اند
مسئولیت شما به عنوان مدیر پروژه کمک به حذف موانع و تسهیل مسیر پیشرفت پروژه است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *