اهمیت ارتباطات موثر در مدیریت پروژه

اهمیت ارتباطات موثر در مدیریت پروژه

ce0696e0224ad6f9cdf8ae59e47d3b9f

مدیریت پروژه

“از آنجایی که مخالفتی نمی‌شنیدم، فرض کردم همه چیز خوب پیش می‌رود.”

این یکی از جملات پرکاربرد در پروژه‌های در حال شکست است. این جمله نشان دهندۀ ویژگی مدیران پروژه‌ای است که با اعضای تیم رابطۀ موثری ندارند.

ارتباطات موثر، کلید موفقیت مدیریت پروژه است

اگر مدیر پروژه‌ای هستید که در آن مشکلات زیر وجود دارد، شک نکنید که پروژه‌تان با شکست روبرو خواهد شد:

  • اعضای آن نمی‌دانند وظایفشان چیست و یا چگونه باید آن را انجام دهند
  • نمی توانید پیشرفت پروژه را مانیتور کنید
  • نیاز و درخواست کارفرما برایتان شفاف نیست

اطلاعات مهم را با افراد موثر به اشتراک بگذارید

وظیفۀ شما به عنوان یک مدیر پروژه، این است که در وهلۀ اول اعضای تیم خود را از اهداف پروژه مطلع کنید و به آنها بگویید که چه انتظاراتی از آنها دارید و چه کارهایی را در چه زمان‌هایی باید انجام دهند. همچنین لازم است محدودیت بودجه و زمان و مشخصه‌های کیفیتی مورد نظر را نیز به آنها بگویید.

از طرفی اگر می‌خواهید تمامی نیازهای کارفرما در ارتباط با پروژه را تحت پوشش قرار دهید، لازم است کمیتۀ پروژه‌ای با نمایندگانی از کارفرما تشکیل دهید و کمیته را از میزان پیشرفت پروزه مطلع سازید.

مهم است که مدیر پروژه به طور منظم کمیتۀ پروژه را از وضعیت پروژه آگاه کند. به این صورت تغییرات و ریسک‌ها را می‌توان ارزیابی کرد، پیشرفت پروژه را می‌توان براساس طرح اصلی اندازه‌گیری کرد و پروژه‌ای که هدف نهایی یا ارزش سرمایه‌گذاری خود را برآورده نمی‌کند را می‌توان متوقف کرد

چه اطلاعاتی را باید به اشتراک بگذارید

برای در جریان نگه‌ داشتن افراد مربوطه، باید دسترسی منظم و کامل به تمام اطلاعات مربوط به پروژه را به آنها ایجاد کنید؛ این اطلاعات شامل نیازهای مشتری، اهداف، برنامه، محدودیت‌ها، تغییرات / ریسک‌ها و پیشرفت است.

متدولوژی PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments)، که یک روش استاندارد مدیریت پروژه است. این متدولوژی پیشنهاد می‌کند که چه ساز و کاری برای مدیریت پروژه موثر است. به عنوان مثال سند طرح کیفیت پروژه (Project Quality Plan)  که شامل نیازسنجی‌های صورت گرفته از نیازها و انتظارات کارفرما است. برای نیازسنجی نیازهای کارفرما می‌توانید از تکنیک‌های روش BABoK نیز استفاده کنید و به نحوی این نیازسنجی را انجام دهید که با اهداف اصلی کسب و کار کارفرما نیز همسو باشد. همچنین فراموش نکنید که این سند دارای تاریخچه بازنگری باشد چرا که ممکن است در حین اجرای پروژه نیازهای جدیدی اضافه شود.

متدولوژی PRINCE2 همچنین توصیه می‌کند که مدیران پروژه تاریخ‌های منظمی برای گزارش‌های دوره‌ای (Checkpoint Report)  شامل پیشرفت هر یک از تیم‌ها و اعضای تیم و گزارش‌های مدیریتی (Highlight Report) که توسط مدیر پروژه آماده می‌شود و شامل اطلاعات کلان وضعیت پروژه است، درنظر بگیرند.

بنابراین با استفاده از متدولوژی PRINCE2 و BABoK شما می‌توانید از سوتفاهم‌ها و تاخیرهایی که ممکن است باعث شکست پروژه‌ها شود، دوری کنید. به این صورت مطمئن خواهید بود که تمام اعضای تیم و ذینفعان اطلاعات لازم را در مورد این‌که چه کسی، چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد، در اختیار دارند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.