اهمیت ارتباطات موثر در مدیریت پروژه

مدیریت

مدیریت

“از آنجایی که مخالفتی نمی شنیدم، فرض کردم همه چیز خوب پیش می‌رود.”

این یکی از جملات پرکاربرد در پروژه‌های در حال شکست است. این جمله نشان دهنده ویژگی مدیران پروژه‌ای است که با اعضای تیم رابطه‌ی  موثری ندارند.

ارتباطات موثر، کلید موفقیت مدیریت پروژه است

اگر مدیر پروژه ای هستید که در آن مشکلات زیر وجود دارد، شک نکنید که پروژه تان با شکست روبرو خواهد شد:

  • اعضای آن نمی‌دانند وظایفشان چیست و یا چگونه باید آن را انجام دهند
  • نمی توانید پیشرفت پروژه را مانیتور کنید
  • نیاز و درخواست کارفرما برایتان شفاف نیست

اطلاعات مهم را با افراد موثر به اشتراک بگذارید

وظیفه شما به عنوان یک مدیر پروژه این است که در وهله اول اعضای تیم خود را از اهداف پروژه مطلع کنید و به آنها بگویید که چه انتظاراتی از آن ها دارید و چه کارهایی را در چه زمانهایی باید انجام دهند. همچنین لازم است محدودیت بودجه و زمان و مشخصه های کیفیتی مورد نظر را نیز به آن ها بگویید.

از طرفی اگر می خواهید تمامی نیازهای کارفرما در ارتباط با پروژه را تحت پوشش قرار دهید، لازم است کمیته پروژه ای با نمایندگانی از کارفرما تشکیل دهید و کمیته را از میزان پیشرفت پروزه مطلع سازید.

مهم است که مدیر پروژه به طور منظم کمیته پروژه را از وضعیت پروژه آگاه کند.به این صورت تغییرات و ریسک‌ها را می توان ارزیابی کرد، پیشرفت پروژه را می‌توان بر اساس طرح اصلی اندازه‌گیری کرد و پروژه‌ای که هدف نهایی یا ارزش سرمایه‌گذاری خود را برآورده نمی‌کند را می‌توان متوقف کرد.

چه اطلاعاتی را باید به اشتراک بگذارید

برای در جریان نگه داشتن افراد مربوطه، باید دسترسی منظم و کامل به تمام اطلاعات مربوط به پروژه را به آن ها ایجاد کنید ؛ این اطلاعات شامل نیازهای مشتری، اهداف، برنامه، محدودیت‌ها، تغییرات / ریسک‌ها و پیشرفت است.

متدولوژی PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments)، که یک روش استاندارد مدیریت پروژه است. این متدولوژی  پیشنهاد می‌کند که ساز و کاری برای مدیریت موثر پروژه ایجاد کنید. به عنوان مثال سند طرح کیفیت پروژه (Project Quality Plan) که شامل نیازسنجی های صورت گرفته از نیازها و انتظارات کارفرما است. برای نیازسنجی نیازهای کارفرما می توانید از تکنیک های روش BABoK نیز استفاده کنید و به نحوی این نیازسنجی را انجام دهید که با اهداف اصلی کسب و کار کارفرما نیز همسو باشد. همچنین فراموش نکنید که این سند دارای تاریخچه بازنگری باشد چرا که ممکن است در حین اجرای پروژه نیازهای جدیدی اضافه شود.

متدولوژی PRINCE2 همچنین توصیه می‌کند که مدیران پروژه تاریخ‌های منظمی برای گزارش‌های دوره‌ای (Checkpoint Report) شامل پیشرفت هر یک از تیم‌ها و اعضای تیم و گزارش‌های مدیریتی (Highlight Report) که توسط مدیر پروژه آماده می‌شود و شامل اطلاعات کلان وضعیت پروژه است، درنظر بگیرند.

بنابراین با استفاده از متدولوژی PRINCE2 و BABoK شما می توانید از سوتفاهم ها و تاخیرهایی که ممکن است باعث شکست پروژه ها شود، دوری کنید.  به این صورت مطمئن خواهید بود که تمام اعضای تیم و ذینفعان اطلاعات لازم را در مورد این‌که چه کسی چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد در اختیار دارند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *